Consentement à l’enregistrement d’un soin

De plus en plus de cliniques enregistrent des soins. Les raisons sont bonnes : formation du nouveau personnel, explication au patient après le soin, comparaison entre un avant et un après, et documentation en cas de litige. L’enregistrement crée aussi un nouvel actif plus difficile à protéger qu’un texte : un fichier volumineux, facile à copier, qui identifie sans ambiguïté le patient, et montre souvent son corps.

Le problème concret n’est pas que les cliniques enregistrent sans demander. Elles demandent. Le problème est que le consentement reste oral ou sur une feuille séparée du fichier, et qu’il devient alors impossible de répondre aux questions simples : à quoi exactement a-t-il consenti, quand, et qui a visionné depuis.

Le consentement est un enregistrement, pas un instant

L’idée répandue est que le consentement est un événement : le patient a dit oui. En pratique, le consentement est un enregistrement continu qui doit, à tout moment, répondre à six questions.

Question	Ce qui doit être conservé
Qui a consenti	L’identité du patient, et le cas échéant — tuteur ou mandataire, et son identité
À quoi il a consenti	Des finalités d’usage cochées séparément : documentation médicale, formation interne, présentation externe, marketing
Sur quel texte	La version du formulaire réellement présentée, non un simple renvoi au formulaire à jour
Quand	Un horodatage, avant le début de l’enregistrement et non après
Pour combien de temps	Une durée de conservation, et ce qui se passe à son terme
Comment se rétracter	Une voie de contact claire, et ce qui advient concrètement du contenu ensuite

La séparation des finalités est la clause la plus importante

Un patient qui accepte que l’enregistrement soit conservé dans son dossier ne consent pas nécessairement à ce qu’il soit présenté lors d’un congrès. Un consentement global unique est commode pour la clinique et faible sur le fond. Une séparation en cases distinctes, dont chacune peut être refusée sans compromettre le soin, est à la fois plus équitable et plus résistante à un audit.

La règle à écrire explicitement dans le formulaire : un refus de l’enregistrement à des fins de formation ou de publication n’a aucune incidence sur le soin lui-même. Si le refus a bien une incidence — par exemple lorsque l’enregistrement fait partie intégrante de la procédure — il faut le dire explicitement et expliquer pourquoi.

Ce qui doit être conservé à côté du fichier lui-même

Un fichier vidéo sans contexte est un problème. Le minimum d’information qui doit être rattaché à chaque enregistrement :

• Le patient et la visite auxquels l’enregistrement appartient. Pas un dossier classé par date.
• Le soignant qui a réalisé le soin, et qui a déclenché l’enregistrement.
• L’enregistrement du consentement, y compris la version du texte et l’heure de la signature.
• Les heures de début et de fin, et la durée.
• Des marqueurs d’instants, s’ils ont été posés, pour éviter d’avoir à parcourir tout le fichier.
• Un journal d’accès : chaque visionnage, téléchargement ou partage, avec identité et date.

Le journal d’accès est l’élément le plus facile à négliger et le plus important. Sans lui, impossible de répondre au patient qui demande qui a vu le contenu, et impossible de repérer un usage abusif. Avec un journal, la question devient une réponse d’une minute.

Le verrou du consentement : un mécanisme, pas une confiance dans les personnes

Une procédure qui dit qu’il faut vérifier le consentement avant d’enregistrer sera enfreinte tôt ou tard, parce que les gens sont pressés. Un mécanisme qui interdit de commencer un enregistrement tant que l’enregistrement du consentement n’existe pas n’est pas enfreint. C’est la différence entre une politique et un contrôle.

Un tel verrou a aussi besoin d’une voie d’exception : des cas où l’enregistrement débute dans un régime particulier. Une exception doit être possible, exiger une justification, et être marquée afin de pouvoir être examinée après coup. Une exception non documentée est précisément la brèche par laquelle entrent les problèmes.

Une bonne question d’auto-évaluation : si un patient demandait demain tous ses enregistrements et la liste de ceux qui les ont visionnés, combien de temps faudrait-il pour répondre. Si la réponse se mesure en jours, le contenu n’est pas géré, il est simplement stocké.

Conservation, suppression et rétractation du consentement

Les cliniques ont tendance à conserver la vidéo indéfiniment, parce que la suppression paraît risquée. C’est une erreur à double titre. Premièrement, une information conservée sans nécessité est une exposition inutile. Deuxièmement, un patient qui se rétracte d’un consentement à des fins de formation s’attend à ce que quelque chose se produise réellement.

Il vaut donc la peine de définir à l’avance trois durées distinctes : combien de temps est conservé un enregistrement qui fait partie de la documentation médicale, combien de temps est conservée une copie destinée à la formation, et ce qu’il advient des copies déjà intégrées à un matériel pédagogique. La rétractation vaut pour l’avenir, et il vaut mieux le dire clairement dans le formulaire, plutôt que de promettre une suppression totale impossible à tenir.

Trois défaillances fréquentes

1. Enregistrer sur le téléphone personnel du soignant. Commode, et cela crée une copie hors de tout contrôle, souvent sauvegardée automatiquement vers un cloud privé. S’il n’existe pas de moyen commode d’enregistrer via le système, c’est ce qui se produira.
2. Partager par des canaux non sécurisés. Envoyer un extrait par messagerie instantanée à un collègue paraît anodin, et fait sortir de la clinique une information médicale identifiante, sans trace.
3. Un consentement signé après le soin. Une signature rétroactive sur quelque chose déjà filmé affaiblit la validité sur le fond, et fait mauvais effet lors de tout contrôle.

Une courte procédure à adopter

Une clinique peut tenir tout cela sur une page : qui est habilité à enregistrer ; que l’enregistrement ne débute qu’à partir de la visite dans le système et seulement après un enregistrement du consentement ; que chaque visionnage est journalisé ; que la sortie de contenu hors du système est interdite hormis un canal défini ; quelle est la durée de conservation pour chaque finalité ; et comment un patient s’adresse à la clinique pour visionner, obtenir une copie ou se rétracter. Une fois par semestre, il est recommandé d’extraire un rapport de tous les visionnages du dernier mois et de le parcourir. Cette vérification prend un quart d’heure, et révèle plus que toute déclaration.

Remarque importante : ce qui précède est une explication professionnelle générale et ne constitue pas un conseil juridique. La formulation d’un consentement pour une clinique donnée mérite d’être examinée par un avocat connaissant le domaine.

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